Digital transformation – arbetssätt

När samhället drabbades av Covid-19 så förändrades samhället rejält. Men för att titta på några positiva saker så tror jag att Corona har hjälpt till med den digitala transformationen som många företag skulle ha satt igång med för länge sen, både sin tjänsteutveckling och sina arbetssätt.

När alla jobbar hemma ställs det högre krav på de digitala verktygen, och många (inklusive mig själv) som trott att vissa saker bara går att göra när man träffas inser att det finns väldigt bra digitala verktyg till det mesta, i alla fall i den bransch jag arbetar inom.

Möten

Möten behöver ske även fast vi inte kan träffas ”på riktigt”. Videomöten funkar väldigt bra och tittar man i sociala medier så har flera personer kommit på det. Fast man måste ha lite mer tålmod i diskussioner. Det är svårare att signalera att man vill ha ordet och det är lätt att man pratar i munnen på varandra. Och om videomötet har nån halv sekunds fördröjning så blir samtalet utmanande.

Innan coronakrisen arbetade jag och mina kollegor mycket med möten i Microsoft Teams och alla körde i stort sett endast röst och stängde av videon. Fördelen är att det tar mindre bandbredd och inte lika krävande, men det blir väldigt opersonligt. Nu när alla sitter hemma insisterade jag på att vi skulle köra video, för att man även ska kunna använda kroppsspråket när man kommunicerar och det är lättare att indikera att man har nått att säga utan att man avbryter andra lika ofta. Det blir även en mer personlig känsla så man faktiskt kan se sina kollegor.

Ett bra sätt att hålla kontakten är att ha uppstartsmöten varje morgon. Jobbar man agilt sen tidigare är man van att ha dagliga stand-ups så det är bara att fortsätta med. Det jag har märkt är att i det team jag arbetar i just nu så har dessa blivit lite längre, det är mer än regel att mötet blir 30 minuter (ibland 60) istället för 15 minuter som är ambitionen, men det tror jag är bra. Vi har en mer socialt prat i början, för att sen gå igenom vår dag och eventuella problem. Vi passar även på att i diskutera mer ingående problemen i slutet av mötet. Eftersom det är svårare att bara ”slänga en fråga över bordet” är det bra att ta upp det man behöver med sina kollegor på morgonen för att sen kunna jobba effektivt under dagen. Dock så får man vara noga med att chatta och faktiskt ta spontana möten om det behövs.

Workshops

Som UX Designer så genomför jag många workshops och användarintervjuer. Workshops på distans fungerar faktiskt ovanligt bra. Jag har kört en del med hjälp av ett verktyg som heter Miro och Microsoft Teams för videomöte under tiden vi är inne i Miro och arbetar.

Med lite förberedelser så kan man genomföra de flesta övningarna i Miro som man annars gör tillsammans när man träffas AFK. Miro har många färdiga mallar för olika övningar, men man är fri att arbeta som man vill och man kan även skapa egna mallar för arbetssätt som passar bäst för en själv, helt från grunden eller med en annan mall som man har modifierat.

I en workshop så händer det hyfsat ofta att man kör någon form av Post-It övning med presentation och prioritering. Innan workshopen satte jag upp en tavla med digitala Post-it’s till alla deltagare. De fick varsin färg så vi lätt kunde se skillnad och tavlan var inställd på att visa alla lappar i ett rutnätsmönster så deltagarna såg alla sina lappar och lätt kunde skriva sina idéer på lapparna. Detta var motsvarigheten till att alla deltagare fick var sin hög med lappar.

Ovanför användarnas egna tavlor skapade jag en ny tavla som inte var inställd att visa lapparna i ett rutnätsmönster, utan att man kunde sätta lapparna fritt på tavlan. Det var motsvarigheten till en vägg eller whiteboard och den använde vi som presentationsplats när vi gick igenom alla våra lappar.

När deltagarna skulle presentera sina lappar agerade jag moderator. De satte upp lapparna och berättade om hur de tänkte. Jag flyttade lapparna under tiden ifall någon annan deltagare redan sagt något liknande, så lapparna med liknande idéer satt tillsammans.

Man fick en bra överblick och när övningen var slut kunde man exportera ut allt i en Excel fil så jag kunde arbeta vidare med alla idéer efter workshopen. Excel filen som man fick ut av exporten kunde ha varit lite bättre formaterad om jag skulle få önska, men jag hade i alla fall all information digitalt så jag slapp lägga tid på att skriva ner allt.

Ett tips att ge alla deltagare i Miro är att visa funktionen där man kan slå på och av om man vill se alla andras muspekare. Det är väldigt bra att slå på den så man ser var alla är, speciellt vid presentationer. Bredvid ser man även alla deltagare som är inne i workshoppen och man kan klicka på varje avatar för att snabbt hoppa till den plats där deltagaren är. Det kan också vara bra att göra när man behöver se samma del av brädet.

Utforskande Användarintervjuer

Något som jag inte tycker fungerar lika bra är användarintervjuer, i alla fall inte när de ska vara utforskande. Jag har haft ett par olika utforskande användarintervjuer under Coronakrisen.

I ett scenario har jag träffat personen AFK och haft med mig en kollega på video. Min kollegas uppgift var att lyssna och anteckna först och främst men kunde ställa kompletternade frågor, men det var jag som ledde intervjun. I detta scenario gick intervjun bra. Jag och personen som jag skulle intervjua hade bra kontakt och det är mycket lättare att läsa av personen, anpassa sina frågor till vad personen svarar och det blev inga missförstånd eller att man avbröt varanra.

I ett annat scenario satt jag på videolänk medan min kollega och personen vi skulle intervjua satt tillsammans. Jag skulle fortfarande leda intervjun men detta var mycket svårare. Alla dom där små sakerna man kommunicerar med för att man vill visa att man lyssnar och förstår försvinner. Det blev sämre flyt och personen som intervjuades gick in i ett läge där hen höll ett föredrag mer än en intervju.

När jag håller in utforskande användarintervjuer vill jag försöka förstå personens situation, hur hen arbetar, vilka problem hen har på riktigt. Det hen säger i klartext och det hen pratar om runt omkring är nödvändigtvis inte exakt samma sak. Användaren vet ofta vad problemen är och kommer ibland med lösningar själv, men lösningarna är inte alltid det som kommer lösa användarens problem. Det är alla de små sakerna som man vill försöka förstå och då är video en begränsning, idag i alla fall.

Det kan vara så att det skulle gå bättre om alla satt på en videolänk, i mitt fall så var det endast jag som satt på ett annat ställe. Men jag måste nog säga att ska man intervjua personer man aldrig tidigare mött för att förstå deras situation och problem så är video inte helt optimalt än.

Digitala verktyg fungerar ofta väldigt bra idag, men kanske framförallt när du använder dem tillsammans med personer som du jobbar med och som du känner sen tidigare. Men inte riktigt optimalt än när du ska försöka dyka ner på djupet i en ny användares situation och problem.

Men jag ser fram emot att se hur alla digitala verktyg utvecklas. Att jobba på distans blir förhoppningsvis bara lättare och lättare och coronaepidemin har bevisat att behovet finns, och att det kan komma när som helst utan förvarning.

Tillbaka